Tietosuojaseloste

1.   Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Digital Media Finland Oy (y-tunnus: 2324881-8) (”Yhtiö”) kerää, miten Yhtiö käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea toimintaamme.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Yhtiön tarjoamiin palveluihin, Yhtiön verkkosivuihin ja sosiaalisen median palveluihin. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2.   Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Digital Media Finland Oy

Mannerheimintie 20 B, 6. krs, 00100 Helsinki

Yhteyshenkilö: Virpi Martikainen

Yhteystiedot: palvelu@nulldigitalmedia.fi

3.   Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

  • Yhtiön palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseenja tiedottamiseen
  • Palveluiden tuottamiseen ja toimeksiantojen ja laskutuksen hoitamiseen
  • Liiketoiminnan suunnitteluun ja kehitykseen ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseen
  • Palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun sekä kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
  • Markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
  • Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin
  • Palveluiden turvallisuuden varmistamiseen
  • Riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde tai Yhtiön ja rekisteröidyn edustaman tahon välinen sopimussuhde. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin esimerkiksi veroviranomaisille.  Asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu Yhtiönoikeutettuun etuun.

Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

4.   Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö ja tietolähteet

Yhtiökerää rekisteröidyistävain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Henkilötietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä
Yhteystiedot Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tieto asiointikielestä.
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot Laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.
Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot Tiedot Yhtiön ja rekisteröidyn tai Yhtiön ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, rekisteröidyn ja Yhtiön väliset yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot sekä liike- ja toimeksiantosuhteisiin liittyvät muut tiedot.

 

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Yhtiön palveluiden tuottamiseksi.

Tietolähteet:

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi asiakassuhteen aikana ja Yhtiön järjestämissä tilaisuuksissa. Rekisteröity on voinut antaa Yhtiölletietoja myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen sosiaalisen median palveluissa tai Yhtiön verkkosivuilla.

Yhtiösaattaa käyttää markkinoinnissaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä.

5.   Henkilötietojen säilyttäminen

Yhtiösäilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiötarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Yhtiön suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity ei ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta, tai rekisteröity ei ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

6.   Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Yhtiövoi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita sekä perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muitapalveluita tuottavat palveluntarjoajat. Lisäksi Digital Media Finland Oy:n konsultit osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn toimeksiantojen suorittamisen puitteissa. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan eritystilanteissa luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten veroviranomaisille ja vakuutusyhtiöille sekä Yhtiön sopimuskumppaneille.

Yhtiövoi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Yhtiövoi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiöon osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Yhtiöon osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

7.   Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.   Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiökäsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9.   Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Yhtiöpoistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten markkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tässä rekisterinpitäjälle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2)

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.Voimme pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidakseen täyttää edellä mainitut pyynnöt. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta.

Lisäksi rekisteröity voi poistua sähköpostituslistalta koska tahansa klikkaamalla sähköpostissa olevaa “Peru uutiskirjeen tilaus” / “unsubscribe” -linkkiä.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Digital Media Finland Oykehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, ilmoittamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen.

 

Tietosuojaseloste on julkaistu 25.5.2018